UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, de uiteindelijk belanghebbende. Dat is de persoon die meer dan 25 procent van de aandelen, het stemrecht of de zeggenschap heeft. Elke Nederlandse BV moet haar UBO’s in beeld hebben. Bij een buitenlandse aandeelhouder geldt precies hetzelfde, alleen komt de identiteitscontrole dan vanuit een ander land, wat om aanvullende documenten vraagt.
De UBO-registratie bestaat om te voorkomen dat ondernemingen worden gebruikt voor witwassen of andere misstanden. Voor jou als ondernemer is het vooral een administratieve stap: je laat zien wie er achter de onderneming zit. Zolang de gegevens kloppen en compleet zijn, is dit geen obstakel maar een formaliteit die er nu eenmaal bij hoort.
Voordat je een vestigingsadres bij Ourwp gebruikt, vindt er een KYC- en WWFT-controle plaats. Bij een buitenlandse aandeelhouder of UBO betekent dit dat je van die persoon een geldig identiteitsbewijs en een bewijs van woonadres aanlevert. Ook aandeelhouders van buiten de EU worden geaccepteerd, zolang de controle rond is en de documenten kloppen.
KYC staat voor Know Your Customer en WWFT voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Beide verplichten een aanbieder van zakelijke adressen om te weten wie een adres gebruikt. Die controle beschermt uiteindelijk ook jou: het houdt het adres schoon en zorgt dat de KvK en de Belastingdienst het blijven accepteren.
Zijn de documenten compleet, dan is de controle meestal snel afgerond en kun je het adres gebruiken voor je KvK-inschrijving. Voor een aandeelhouder binnen de EU verloopt de controle vaak vlot; woont de aandeelhouder buiten de EU, dan kan er om aanvullende of vertaalde documenten worden gevraagd. De kosten van het adres zelf vind je op de tarievenpagina.
Ja. Een Nederlandse BV met een aandeelhouder in het buitenland kan een zakelijk adres bij Ourwp gebruiken, ook wanneer die aandeelhouder van buiten de EU komt. Er vindt wel eerst een identiteitscontrole plaats waarbij je documenten van de betrokken personen aanlevert.
Een bestuurder leidt de onderneming en staat als zodanig ingeschreven. Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende: iemand met meer dan 25 procent van de aandelen of zeggenschap. Een persoon kan beide tegelijk zijn, maar dat hoeft niet.
Meestal een geldig identiteitsbewijs en een bewijs van woonadres, aangevuld met een UBO-verklaring. Bij een BV hoort daar de oprichtingsakte bij. De exacte set hangt af van de situatie van je onderneming.
Zodra alle documenten compleet en goedgekeurd zijn, is het adres doorgaans binnen korte tijd actief. Ontbrekende of onduidelijke documenten zijn de belangrijkste reden voor vertraging, dus lever ze in één keer volledig aan.
Je start het proces door je documenten aan te leveren. Het adres wordt actief zodra de KYC- en WWFT-controle is afgerond. Zo weet je zeker dat je inschrijving bij de KvK zonder problemen wordt geaccepteerd.
