Zodra je onderneming op ons adres staat ingeschreven, komt je zakelijke post daar binnen: brieven van de Belastingdienst, de KvK, je bank en je klanten. Voor webshops en handelsondernemingen speelt daarnaast de vraag of er pakketten en retouren mogen binnenkomen. Hieronder staat hoe dat werkt.
Een postservice bij een virtueel kantoor houdt in dat inkomende zakelijke post op het adres wordt ontvangen en verwerkt namens de onderneming.
Ja. Het ontvangen en verwerken van je zakelijke post hoort bij de dienst. Post die op je zakelijke adres binnenkomt, wordt voor je verwerkt, zodat je niets mist. Zo blijft je correspondentie op één centraal punt binnenkomen, los van waar je zelf werkt. Meer over de postverwerking vind je op de pagina postadres huren met scanservice.
Bij een scanservice wordt inkomende post gedigitaliseerd, waarbij vooraf is afgesproken of alleen de envelop of ook de inhoud wordt gescand.
Je post wordt gescand, zodat je digitaal kunt zien wat er binnenkomt. Of alleen de envelop of ook de inhoud wordt gescand, hangt af van wat je afspreekt en waarvoor je toestemming geeft. Zo houd je zelf de regie over je post en kun je snel handelen wanneer er iets belangrijks binnenkomt, ook als je niet in de buurt bent.
De frequentie van het scannen bepaalt hoe snel inkomende post digitaal beschikbaar is voor de ondernemer.
Post wordt regelmatig verwerkt en gescand, zodat je binnenkomende post snel digitaal beschikbaar hebt. Je hoeft dus niet fysiek langs te komen om te weten wat er is binnengekomen. Wil je precies weten hoe vaak dit gebeurt in jouw situatie, dan hoor je dat bij je aanmelding.
Originele post blijft eigendom van de onderneming en kan door de ondernemer of een gemachtigde worden opgehaald.
Ja. Je kunt je originele post zelf ophalen. Ook een gemachtigde kan dit namens jou doen, mits dat vooraf is afgesproken. Zo houd je toegang tot de fysieke documenten wanneer je die nodig hebt, bijvoorbeeld voor originele stukken die je in papieren vorm wilt bewaren.
Doorsturen van post betekent dat ontvangen fysieke post naar een door de ondernemer opgegeven adres wordt verzonden.
Ja. Fysieke post kan naar je worden doorgestuurd, ook naar een adres in het buitenland. Dat is handig als je niet in de buurt woont of veel onderweg bent. Je spreekt af naar welk adres je post wordt doorgestuurd en hoe vaak, zodat je belangrijke stukken altijd ontvangt, waar je ook bent.
Het aannemen van pakketten houdt in dat zendingen die op het zakelijke adres bezorgd worden, namens de onderneming in ontvangst worden genomen.
Ja. Pakketten die voor je bedrijf worden bezorgd, kunnen op het adres in ontvangst worden genomen. Zo hoef je niet zelf thuis te zijn voor een levering en komen zakelijke zendingen op je professionele adres binnen. Ga je regelmatig grotere volumes ontvangen, stem dat dan vooraf af.
Een retouradres is het adres waarnaar klanten van een webshop hun retourzendingen sturen.
Ja. Je kunt het adres gebruiken als retouradres voor je webshop. Je klanten sturen hun retouren dan naar je zakelijke adres in plaats van naar je privéadres. Dat is professioneler en houdt je thuisadres afgeschermd. Bekijk de mogelijkheden op de pagina zakelijk postadres.
Retourstromen zijn de zendingen die klanten terugsturen naar het opgegeven retouradres van een webshop.
Ja. Je klanten kunnen retourpakketten rechtstreeks naar het adres sturen en het is mogelijk om regelmatig retouren te ontvangen. Verwacht je een doorlopende retourstroom, stem het verwachte volume dan vooraf af, zodat de verwerking daarop is ingericht en je retouren soepel binnenkomen.
Doorsturen met een eigen verzendlabel betekent dat een ontvangen zending wordt verzonden met een door de ondernemer aangeleverd label.
Ja. Ontvangen pakketten kunnen worden doorgestuurd met een verzendlabel dat je zelf aanlevert. Je regelt dan het label en de verzending, en de zending wordt vanaf het adres doorgestuurd. Zo houd je grip op de verzendkosten en de vervoerder, en komen je pakketten uiteindelijk op de juiste plek terecht.
