Als aanbieder van een zakelijk adres vallen wij onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Daarom doen wij vóór acceptatie een cliëntenonderzoek: wij stellen vast wie je bent, wie er achter de onderneming zit en wat de onderneming doet. Hieronder staat welke documenten daarvoor nodig zijn.
KYC (Know Your Customer) en de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplichten aanbieders om de identiteit van hun zakelijke klanten te verifiëren.
Voor de KYC- en WWFT-controle heb je identificatie- en bedrijfsgegevens nodig. In de praktijk gaat het om een geldig identiteitsbewijs en gegevens over je onderneming. Welke documenten precies nodig zijn, hangt af van je situatie en rechtsvorm. Bij je aanmelding hoor je exact welke stukken je moet aanleveren, zodat de controle vlot verloopt.
Voor een onderneming in oprichting is nog geen KvK-registratie beschikbaar, waardoor de controle op basis van andere documenten plaatsvindt.
Is je onderneming nog in oprichting, dan lever je identificatiegegevens aan en de documenten die horen bij de oprichting. Omdat er nog geen KvK-nummer is, vindt de controle plaats op basis van je identiteit en de gegevens van de op te richten onderneming. Zo kun je het adres alvast gebruiken voor de oprichting en de inschrijving.
Voor een bestaande inschrijving kan de controle deels worden gebaseerd op de gegevens uit het Handelsregister.
Staat je onderneming al ingeschreven bij de KvK, dan lever je je identificatiegegevens aan samen met je bedrijfsgegevens. Een deel van de informatie is dan al bekend via het Handelsregister. Je hoort bij je aanmelding welke aanvullende stukken nodig zijn om de controle af te ronden.
Identiteitsverificatie onder de WWFT vereist doorgaans een geldig identiteitsbewijs en soms een adresbevestiging.
Voor de identiteitscontrole is een geldig identiteitsbewijs nodig, zoals een paspoort of identiteitskaart. Afhankelijk van je situatie kan ook een bevestiging van je woonadres worden gevraagd. Dit hoort bij de wettelijke controle die elke aanbieder van zakelijke adressen moet uitvoeren en zorgt ervoor dat je inschrijving betrouwbaar en in orde is.
Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming; bij rechtspersonen zoals een BV is informatie over de UBO onderdeel van de WWFT-controle.
Voor rechtspersonen zoals een BV kan een UBO-verklaring of een oprichtingsakte nodig zijn. Deze documenten laten zien wie de uiteindelijk belanghebbende is en hoe de onderneming is opgericht. Voor een eenmanszaak of zzp gelden vaak minder stukken. Meer achtergrond over UBO-controles lees je in het artikel over bankcontroles en UBO-checks bij een BV.
De doorlooptijd van de KYC- en WWFT-controle is de periode tussen het aanleveren van de documenten en de goedkeuring van de inschrijving.
De controle wordt uitgevoerd zodra je documenten compleet zijn. Hoe sneller je de gevraagde stukken aanlevert, hoe sneller de controle kan worden afgerond. Lever je alles in één keer correct aan, dan verloopt het proces het vlotst en kun je het adres snel gebruiken voor je inschrijving.
